Experience inclusie Ministerie

Vraag Het Ministerie van Justitie en veiligheid worstelde met de volgende vraag: Hoe ziet inclusief gedrag en Diversity of Thought er uit in een organisatie met een dominante cultuur?

Aanpak ​We ontwikkelden een experience waarin we medewerkers in 2 dagdelen confronteren met uitsluiting en inclusie. 

Uitvoering: In een periode van 5 maanden hebben we een op maat gemaakte game gebouwd. Door middel van een deep dive en  interviews onder de medewerkers hebben we gekeken hoe inclusie op dat moment werd ervaren. Op basis daarvan destilleerden wij vijf waarden waar de organisatie op het gebied van inclusie aan moet werken. Deze waarden zijn kwetsbaarheid, eerlijkheid, moed, talent zien en speelsheid. Deze waarden hebben we vertaald naar een fysieke game.

In de eerste sessie hebben we de urgentie van inclusie laten ervaren. We ging in op de vraag: “Wat kan jij doen als individu om verandering in gang te zetten?”. Tussen de sessies door konden deelnemers dit nieuwe gedrag toepassen in hun werksituatie. In de tweede sessie zijn we dieper ingegaan op samenwerking en hoe je omgaat met het systeem waarin je zit. Als laatste kregen deelnemers handvatten om het geleerde ook in de praktijk te brengen. 

Uitkomst

  • Het grootste deel van de deelnemers heeft zich gecommitteerd om zich een jaar lang bezig te houden met het onderwerp inclusie en de 5 waarden uit te dragen in de organisatie. 
  • Deelnemers hebben aangegeven zich veilig te voelen in deze oefensituatie om onderwerpen te bespreken die ze normaal niet delen. 
  • De deelnemers hebben écht ervaren hoe het is om buitengesloten te worden en zelf iemand uit te sluiten. Dit maakte veel los in de groep. 
  • Zowel de deelnemers als de opdrachtgever zijn zich bewust geworden van gedragspatronen en systemen in hen zelf en binnen de organisatie. 
  • Deelnemers hebben hun collega’s op een andere manier leren kennen. 
  • Er zijn per groep ongeveer 40 nieuwe ideeën ontstaan om uitdagingen met betrekking tot inclusie aan te pakken.

Game Jonge veranderaars

De vraag Hoe kunnen wij op een originele manier onder de aandacht komen op de Railtech (een 3 daagse beurs)? Passend bij de missie van de Jonge Veranderaars, het jongeren innovatienetwerk van de railsector. 

Aanpak De deelnemers dachten aan een workshop van de Jonge Veranderaars deel te gaan nemen, maar bevonden zich plotseling in een game. 

Uitvoering Tijdens de georganiseerde Workshop Innovatie brak iemand in op het beeldscherm met een hulpvraag. Een ingenieur had een oplossing bedacht voor een veelbesproken onderwerp in deze sector. Hij vertelde dat hij tegenwerking kreeg van oliemaatschappijen in een duurzame oplossing. De deelnemers aan de workshop werden uitgedaagd om de ingenieure te helpen de innovatie ondanks tegenwerking toch succesvol te maken. Via instructies op een headset kregen zij opdrachten die zij op de gehele beursvloer moesten uitvoeren. Uiteindelijk is het de deelnemers gelukt om de ingenieur te helpen en het probleem op te lossen. 

Uitkomst 

  • Deelnemers waren verrast en in verwarring gebracht. 
  • Ze ervaarden het innovatieve en actiegerichte karakter van het netwerk. 
  • Door de interactie met standhouders kwamen deze ook op een andere manier in contact met het netwerk. 
  • Tijdens de borrel werd er uitvoerig gesproken over deze positieve experience. 

Actiedag zorginstelling

De vraag Bij een zorgorganisatie bleven veel projecten liggen omdat er door de waan van de dag geen tijd voor werd gemaakt. De vraag was hoe er meer energie op deze nu veelal stroperige projecten kon worden gezet. Om daarmee de projecten een boost te geven en gedaan te krijgen. 

Aanpak Met een projectteam vanuit de organisatie hebben we een actiedag opgezet waarbij 5 projecten in sneltreinvaart 5 stappen verder werden geholpen. 

Uitvoering Medewerkers die een project of idee hadden mochten deze insturen. Daaruit zijn 5 projecten geselecteerd die haalbaar waren om in 1 dag af te krijgen. Nadat bepaald werd welke specifieke kennis er nodig was om het project verder te brengen werden de deelnemers uitgenodigd om zich in te schrijven op hun expertise. Denk hierbij aan kennis van financiën, juridische zaken, marketing etc. 

Op de actiedag werd er 1 uur gebrainstormd, waarna er een actieplan moest klaarliggen. Iedere groep had een facilitator die als primaire doel had om lange vergaderingen te voorkomen. Halverwege de middag kwam er iemand van het managementteam langs om de status en haalbaarheid van het project te inventariseren en vragen stellen. Eventuele bottlenecks konden in de 2e helft van de middag door het team opgelost worden en vragen opgehelderd. Het Managementteam kreeg het plan aan het eind van middag gepresenteerd. Na een korte vergadering ontving het team een go of no go (inclusief toezegging over de financiering) op het plan. 

Uitkomst

  • Van de 5 projecten kregen 4 projecten een go. 
  • De aanwezigheid van de verschillende afdelingen zorgde ervoor dat een proces dat normaal 2 maanden duurt verkort kon worden tot 1 dag. 
  • Het management hoeft geen lange projectplannen te lezen maar kan on the spot om verduidelijking vragen waardoor de beslissing makkelijker genomen kon worden. 
  • Door snel over te gaan tot actie ontstond er energie en slagkracht wat de slagingskans van het project later aanzienlijk heeft vergroot.